چرا شرکتهای تولیدی و پیمانکاری با وجود داشتن نرمافزارهای مختلف هنوز دچار آشفتگی اطلاعات هستند؟ فرض کنید مدیرعامل یک شرکت پمپسازی، ماشینسازی یا یک شرکت پیمانکاری صنعتی هستید. یک مشتری جدید درخواست پیشنهاد قیمت ارسال کرده است. واحد فروش در حال مذاکره با مشتری است. واحد بازرگانی باید استعلامها را از تأمینکنندگان دریافت کند. واحد مهندسی باید مدارک فنی، BOM و فرآیندهای اجرایی را آماده کند. واحد برنامهریزی باید زمانبندی پروژه یا تولید را انجام دهد. واحد کنترل کیفیت باید نقاط بازرسی و الزامات کیفی را تعریف کند. دبیرخانه نیز روزانه دهها نامه، صورتجلسه، قرارداد و مکاتبه را مدیریت میکند. اکنون فرض کنید مدیرعامل یا مدیر پروژه از شما بپرسد: وضعیت واقعی این پروژه یا سفارش اکنون در چه مرحلهای قرار دارد؟ آیا پاسخ در فایل اکسل واحد برنامهریزی است؟ در نرمافزار CRM ؟ در پوشههای مشترک شبکه؟ در گروههای واتساپ و تلگرام؟ در نامههای دبیرخانه؟ یا در ذهن چند نفر از کارکنان کلیدی سازمان؟ واقعیت این است که بسیاری از شرکتهای تولیدی و پیمانکاری با کمبود نرمافزار مواجه نیستند؛ بلکه با تعدد نرمافزارها و پراکندگی اطلاعات دستوپنجه نرم میکنند. واحد فروش نرمافزار خود را دارد. واحد بازرگانی اطلاعات را در فایلهای جداگانه نگهداری میکند. برنامهریزی تولید با اکسل کار میکند. پروژهها در نرمافزار دیگری مدیریت میشوند. مکاتبات در دبیرخانه ثبت میشوند. و ارتباطات روزمره در پیامرسانها انجام میشود. نتیجه این وضعیت چیزی جز جزایر اطلاعاتی نیست. اطلاعات در سازمان وجود دارند، اما به یکدیگر متصل نیستند. به همین دلیل مدیران برای دریافت یک گزارش ساده باید اطلاعات را از چندین واحد جمعآوری کنند؛ فرآیندی زمانبر که معمولاً با خطا، تأخیر و عدم شفافیت همراه است. پیامدهای این شرایط کاملاً قابل مشاهده است: · تأخیر در اجرای پروژهها · افزایش هزینههای عملیاتی · دوبارهکاری در واحدهای مختلف · وابستگی شدید به افراد کلیدی · دشواری در رهگیری سفارشات و پروژهها · کاهش سرعت پاسخگویی به مشتریان · نبود دید مدیریتی لحظهای · افزایش ریسک تصمیمگیری در بازار رقابتی امروز، شرکتهایی موفقتر هستند که بتوانند اطلاعات را سریعتر از رقبا جمعآوری، تحلیل و مدیریت کنند. به همین دلیل بسیاری از شرکتهای تولیدی، پیمانکاری، ماشینسازی، پمپسازی، تأسیسات صنعتی و شرکتهای EPC به سمت استفاده از سامانههای یکپارچه حرکت کردهاند. سامانههایی که فروش، CRM ، بازرگانی، مدیریت استعلامات و مناقصات، برنامهریزی تولید، مدیریت پروژه، کنترل کیفیت، دبیرخانه و ارتباطات داخلی سازمان را در یک بستر واحد به هم متصل میکنند. در چنین ساختاری اطلاعات فقط یک بار ثبت میشوند اما در تمامی واحدهای مرتبط قابل استفاده هستند. در نتیجه، سازمانی چابکتر، شفافتر و قابلکنترلتر خواهد بود؛ سازمانی که مدیران آن میتوانند به جای جستجوی اطلاعات، روی تصمیمگیری و توسعه کسبوکار تمرکز کنند. سامانه یکپارچه مدیریت تولید، بازرگانی و دبیرخانه آوان چیست؟ سامانه یکپارچه مدیریت تولید، بازرگانی و دبیرخانه آوان راهکاری است که اطلاعات تمامی واحدهای سازمان را به یکدیگر متصل میکند . در این مدل، اطلاعات تنها یک بار ثبت میشوند و همه بخشهای مرتبط به همان اطلاعات دسترسی خواهند داشت . برای مثال زمانی که یک فرصت فروش در سیستم ثبت میشود، این اطلاعات میتواند به سفارش تبدیل شود، فرآیند خرید و تأمین را فعال کند، برنامهریزی تولید را در جریان قرار دهد و در نهایت وضعیت ساخت و تحویل را برای مدیران قابل مشاهده کند . به این ترتیب، سازمان از مجموعهای از فایلها و نرمافزارهای پراکنده به یک سیستم منسجم و قابل کنترل تبدیل میشود . به عنوان مثال : واحد فروش سفارش مشتری را ثبت میکند . واحد برنامهریزی تولید از سفارش مطلع میشود . واحد بازرگانی نیازهای خرید را مشاهده میکند . واحد تولید برنامه ساخت را دریافت میکند . واحد کنترل کیفیت فرآیندهای بازرسی را مدیریت میکند . مدیران گزارشهای لحظهای دریافت میکنند . تمامی این فرآیندها بدون نیاز به انتقال دستی اطلاعات انجام میشوند . مشکلات رایج شرکتهای تولیدی بدون سامانه یکپارچه 1. وابستگی به فایلهای اکسل · بسیاری از شرکتها اطلاعات خود را در فایلهای مختلف ذخیره میکنند . · این روش مشکلات متعددی ایجاد میکند : · نسخههای مختلف فایل · اشتباهات انسانی · از بین رفتن اطلاعات · دشواری در گزارشگیری 2. عدم هماهنگی بین واحدها · واحد بازرگانی از وضعیت تولید اطلاع دقیقی ندارد . · واحد تولید از وضعیت خرید مواد اولیه بیخبر است . · واحد کنترل کیفیت اطلاعات کافی از برنامه تولید دریافت نمیکند . · در نتیجه تصمیمگیریها کند و پرخطا میشوند . 3. نبود دید مدیریتی مدیرعامل و مدیر کارخانه برای دریافت گزارشهای دقیق مجبور به جمعآوری اطلاعات از بخشهای مختلف هستند . این موضوع زمان زیادی را هدر میدهد . 4. تأخیر در اجرای پروژهها عدم هماهنگی میان واحدها باعث ایجاد گلوگاههای متعدد در فرآیند تولید میشود . مزایای استفاده از سامانه یکپارچه · افزایش بهرهوری: اطلاعات تنها یک بار ثبت میشوند و در تمام واحدهای مرتبط در دسترس قرار میگیرند . · کاهش هزینههای عملیاتی: حذف دوبارهکاری و کاهش خطاهای انسانی باعث کاهش هزینهها میشود . · بهبود فرآیند تصمیمگیری: مدیران به اطلاعات بهروز و دقیق دسترسی خواهند داشت . · شفافیت در فرآیندها: تمامی فعالیتها قابل رهگیری و گزارشگیری هستند . · افزایش سرعت پاسخگویی: واحدها میتوانند سریعتر با یکدیگر تعامل داشته باشند . سامانه یکپارچه مدیریت تولید، بازرگانی و دبیرخانه آوان دارای چه بخش هایی هست؟ سامانه یکپارچه مدیریت تولید، بازرگانی و دبیرخانه آوان دارای بخش های زیر می باشد: ماژول مدیریت تولید مدیریت تولید یکی از مهمترین بخشهای سامانه است . این ماژول امکان برنامهریزی، کنترل و رهگیری فرآیندهای تولید را فراهم میکند . امکانات اصلی مدیریت BOM مدیریت OPC برنامهریزی تولید رهگیری مراحل ساخت مدیریت دپارتمان های مختلف تولید (دپارتمان های سازمان) کنترل ظرفیت کنترل کیفیت گزارشگیری تولید مدیریت BOM BOM یا Bill of Materials ساختار محصول را مشخص میکند . با استفاده از BOM میتوان : قطعات محصول مواد اولیه زیرمجموعهها ارتباط قطعات را مدیریت کرد . مدیریت OPC OPC یا Operation Process Chart فرآیند ساخت محصول را مشخص میکند . این بخش تعیین میکند : هر قطعه چگونه تولید شود در چه ایستگاهی تولید شود چه زمانی تولید شود برنامهریزی تولید – برنامه ریزی پروژه برنامهریزی صحیح تولید باعث افزایش بهرهوری و کاهش زمان تحویل میشود . این ماژول امکان : زمانبندی تولید تخصیص منابع کنترل پیشرفت مدیریت سفارشات را فراهم میکند . ماژول مدیریت بازرگانی واحد بازرگانی نقش مهمی در تأمین نیازهای سازمان دارد . مدیریت استعلامات ثبت استعلام ارسال به تأمینکنندگان مقایسه پیشنهادها انتخاب تأمینکننده مدیریت مناقصات ثبت مناقصه مدیریت مدارک ارزیابی پیشنهادها پیگیری مراحل مدیریت تأمینکنندگان بانک اطلاعات تأمینکنندگان ارزیابی عملکرد رتبهبندی سوابق همکاری مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) موفقیت سازمان تنها به تولید وابسته نیست . مدیریت ارتباط با مشتریان نیز اهمیت بالایی دارد . امکانات ثبت مشتریان مدیریت سرنخها مدیریت فرصتهای فروش پیگیری مذاکرات مدیریت قراردادها بازاریابی پیامکی و ایمیلی سامانه امکان اجرای کمپینهای بازاریابی را فراهم میکند . ارسال پیامک گروهی ارسال ایمیل تبلیغاتی دستهبندی مشتریان تحلیل نتایج کمپین دبیرخانه الکترونیک دبیرخانه الکترونیک فرآیند مدیریت مکاتبات را تسهیل میکند . امکانات نامههای وارده نامههای صادره ارجاع نامهها گردش مکاتبات بایگانی اسناد جستجوی پیشرفته پیامرسان سازمانی یکی از مهمترین چالشهای سازمانها ارتباط میان واحدها است . پیامرسان داخلی امکان : گفتگوی فردی گفتگوی گروهی اع…